3 formas de ahorrar tiempo y dinero a las empresas a la hora de trabajar con impresoras y fotocopiadoras

3 formas de ahorrar tiempo y dinero a las empresas a la hora de trabajar con impresoras y fotocopiadoras

Si has llegado hasta aquí, probablemente estás buscando la manera de ahorrar dinero en tu empresa. Has llegado al lugar adecuado, ya que en este artículo te hablaré de uno de los principales costes hormiga de una oficina: los equipos de impresión y fotocopiado. ¡Pero no te preocupes! Ya que te daré 3 maneras de ahorrar en esto. Si te interesa el tema, sigue leyendo.

¿Por qué tener equipos de impresión es tan caro?

Consideremos que una oficina promedio tiene unos tres equipos, entre impresoras, fotocopiadoras, plotters, y multifunciones. Si estas máquinas están en contínuo uso, es lógico suponer que se produzcan averías y desgastes de piezas. Además, por su naturaleza, son aparatos que requieren suministros como papel, tintas y tóner para funcionar. Si juntamos todo este coste al año, es muy probable que nos sorprendamos.

Los “costes hormiga” se manifiestan como una fuente de gastos que “poco a poco” acaba sumando un gran monto. Son pequeñas cosas que, una tras otra, te hacen perder mucho dinero. Para conocer más a fondo este concepto te recomiendo este vídeo donde te lo explico:

Ahora bien, si tenemos equipos de impresión en la oficina es porque los necesitamos, no podemos renunciar a ellos. Sin embargo ¿Qué pasa si identificamos aquellos factores que hacen que gastemos tanto dinero, y los optimizamos? ¡Pues un ahorro importante! Y de esto voy a hablarte a continuación.

3 formas de ahorrar tiempo y dinero

Bien, ya hemos establecido qué debes controlar los costes de impresión en tu empresa, debido a que se trata de una peligrosa fuente de costes hormiga. Sin embargo, no vamos a quedarnos ahí en este artículo, sino que voy a darte 3 claves para empezar a ahorrar dinero en esto hoy mismo.

Alquiler de equipos

Es cierto que el precio de las impresoras ha caído un 20% en los últimos 5 años, si tenemos en cuenta la situación en países como Alemania, tal y como se muestra en esta estadística. Como puedes ver a continuación, se representa la evolución del índice de precios al consumidor (IPC) mensual de las impresoras en Alemania desde enero de 2015 hasta agosto de 2020. El valor base (100) se define como el precio al consumidor en 2015. En agosto de 2020, el IPC de las impresoras fue de 80,5 .

Eso supone que comprar una impresora “hoy” sale más caro que lo que será dentro de unos años, si esta tendencia se mantiene. Aparte de esto, está el desgaste y la amortización del equipo, por lo que es un tipo de inversión que hay que pensarse muy bien hacer, aunque la cosa no se queda solamente ahí. Cuando arañamos la superficie nos damos cuenta de un dato muy perturbador.

El problema con las impresoras, fotocopiadoras, multifunciones… etc, no es su adquisición, sino mantenerlas y repararlas. Te sorprenderá comprobar la corta esperanza de vida que tienen estos periféricos de oficina. Esta otra estadística muestra un pronóstico de la vida media de la base de instalación de hardware de la impresora en todo el mundo de 2008 a 2015. La vida media del hardware de la impresora fue de 5,3 años en 2008, y de 4,2 años en 2015.

Ahí es donde la renta de impresoras y la renta de multifuncionales entra en juego, ya que te permite disponer de un equipo de impresión a menor coste y sin tener que hacerte cargo del mantenimiento o las reparaciones. Existen gran cantidad de planes de alquiler pensados para las necesidades de cada tipo de cliente y ¿Lo mejor? Que cuentas con el servicio técnico las 24 horas para hacer frente a cualquier incidencia.

Ahorrar en la compra de tóner

Si ya tienes equipos de impresión en tu empresa, no te preocupes, ya que uno de los mayores gastos es el tóner. Por eso es importante encontrar un proveedor de tóner para impresoras adecuado en cuanto a calidad-precio. De esa manera estarás optimizando el consumo de tus máquinas, y ahorrando en el largo plazo.

Si piensas en esas 3 impresoras promedio de las que hablábamos antes… es lógico suponer que este tipo de suministro sea de demanda constante.

Conseguir repuestos a mejor precio

Por último, las máquinas de impresión necesitan cambiar ciertos componentes cada cierto tiempo, por avería o desgaste. Igualmente que en el punto anterior, dar con un proveedor adecuado para, por ejemplo refacciones para multifuncionales, es la clave del éxito. Este tipo de componentes pueden resultar caros o difíciles de conseguir.

Cada día que pasa sin recibir el repuesto es también un día que pierdes dinero por no poder usar esa máquina que necesitas para el funcionamiento de tu empresa. ¡Piénsalo!

Conclusión

Aunque muchas empresas tratan cada vez más de ahorrar papel y pasarse a formatos digitales como el e-mail o la factura electrónica, son muchas las razones por las que se tiene que emplear el soporte papel. En toda oficina hay una media de 3 máquinas de impresión de uso cotidiano, y en este artículo hemos visto como ésto puede ser una fuente de costes hormiga para tu empresa.

Sin embargo, si sigues los consejos que te he dado y rentas tus máquinas y ahorras en tóner y repuestos, la contabilidad de tu empresa te lo agradecerá, y al final del año contarás con mayor beneficio neto. Si se te ocurre algún truco más, no dudes en contármelo en los comentarios. ¡Hasta pronto!

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Oliver de la Rosa

Oliver de la Rosa

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