Es posible que lleves un tiempo oyendo hablar de los CRM, HRM y ERP, y hoy te has decidido a averiguar de qué se trata. ¡Estás en el lugar adecuado! En este artículo voy a explicarte de forma sencilla como puede revolucionar tu forma de trabajar el contar con un buen CRM, un ERP, un HRM o una herramienta con todo integrado tipo un Sap gestión de proyectos. Sigue leyendo.

¿Por qué la gente los confunde?

Los CRM, HRM y ERP son tres tipos de programas de gestión. Originalmente eran programas separados que había que tener para trabajar con cada una de esas tres cosas (profundizamos en cada una de ellas más abajo). Eso hacía que cada departamento de la empresa trabajase con un programa diferente y fuese muy complicado tener una visión global del negocio.

Eso dio lugar a soluciones de software que integrasen funciones de otros programas, y hoy en día existen diferentes herramientas integradas, como la que ofrece Seidor, que trabajan de forma modular ofreciendo realizar tareas de cada una de estas áreas. Pero ¿Para qué sirve cada cosa? Te lo cuento a continuación.

Diferencias entre CRM, HRM y ERP

Ahora que ya sabemos que los CRM, los HRM y los ERP son programas informáticos de gestión, y que pueden venir por separado, o de manera integrada en una solución de software que los traiga en forma de módulos, falta ver para qué sirve cada cosa. Veámoslo uno a uno:

Para qué sirve un CRM

Un CRM viene de las siglas «Customer Relationship Management», y es el software favorito de departamentos como márketing o ventas, porque facilita la gestión de clientes. En herramientas como esta, los comerciales pueden ver la ficha de sus clientes, el historial de pedidos, programar seguimientos, hacer anotaciones…

Esto facilita muchísimo el trabajar con clientes, especialmente con carteras grandes. Además, muchos CRM se utilizan para programar campañas segmentadas de manera automática, por ejemplo para e-mail marketing.

Dentro de estrategias más sofisticadas, como el Inbound, un buen CRM permite llevar las campañas prácticamente en automático, desde que se capta el lead hasta que se convierte, incluyendo todo el buyer journey y el proceso de lead nurturing. No solamente es la herramienta en si, sino el cómo utilizarla.

Para qué sirve un ERP

Un ERP es un programa pensado para el departamento de administración y contabilidad. Lo que permite es gestionar todo el apartado económico de la empresa. Esto no solamente afecta a los libros de cuentas, sino a cualquier activo del negocio, así como facilitar procesos como la gestión del inventario, la facturación… y facilita bastante la presentación de impuestos.

Además, muchos ERP se integran automáticamente con cuentas bancarias, programas de gestión de caja, etc. De esta forma facilitan mucho el trabajo en comparación a llevar todo esto en hojas de cálculo o un sistema más rudimentario. Como todo está en el sistema, es muy fácil detectar cuando hay un descuadre, hasta de la cantidad más pequeña, y tomar las medidas para corregirlo.

Muchas empresas han descubierto a empleados que robaban en caja o mercancía/material gracias a contar con un ERP que registraba las pérdidas. Sin un sistema que compruebe este tipo de descuadres, son problemas que llevaría demasiado tiempo detectar y demostrar, con la consecuente pérdida económica.

Para qué sirve un HRM

Por último, un HRM es un programa para gestionar empleados (Human Resources Management), por lo que va a ser una pieza clave para el departamento de recursos humanos. Permite desde gestionar las candidaturas de nuevos empleados y cubrir las distintas vacantes, hasta gestionar a los empleados ya en plantilla.

Muchos HRM tienen una función «self-service» en la que los empleados pueden entrar para programar vacaciones, notificar bajas, presentar documentos y todo tipo de gestiones. De esa manera toda la información y documentos se encuentran en un mismo sistema.

En España, con la nueva legislación que obliga a las empresas a fichar la hora de entrada y de salida, los HRM se han vuelto vitales para cumplir con la legislación, y permiten a las empresas no solamente tener prueba fehaciente a efectos de la ley, sino controlar el cumplimiento de la jornada laboral.

¿Vale la pena usar una herramienta con todo integrado?

Aunque en este artículo tratamos los CRM, los ERP y los HRM como herramientas separadas, lo cierto es que muchas veces vienen juntos. Esto ya lo comentamos al principio de este contenido, cuando hablamos de soluciones como Seidor. Pero… ¿Vale la pena?

La respuesta más coherente es «depende». Principalmente depende de las necesidades que tengas como empresa, la información que tengas que gestionar, quién la tiene que gestionar y cómo necesitas que esos departamentos interactúen entre si. Entonces, tendrás que elegir una herramienta que permita a tu empresa trabajar de la forma que quieres. Lo ideal es que la herramienta se adapte a tus necesidades, y no que tú o tus empleados se tengan que adaptar a la herramienta.

En líneas generales, una herramienta integrada suele ser mejor opción, porque permite que la información necesaria fluya más fácilmente y en un formato compatible para todos, aunque esta no es siempre la mejor opción o no siempre es algo tan necesario. La decisión más acertada generalmente va a ser buscar un asesoramiento personalizado.

Además, otros factores a tener en cuenta pueden ser la facilidad de uso o la posibilidad de educar al personal en el uso del programa. De nada te sirve tener una herramienta muy buena, que haga muchas cosas, pero que nadie sabe usar, o que cuando tiene un problema no cuenta con un soporte técnico adecuado. Sencillamente no te puedes permitir tener la empresa «caída» por un fallo de software. Sin embargo, siempre va a ser más fácil enseñar a usar un programa que tres diferentes.

Por lo tanto, son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de elegir tus programas de gestión, y al ser algo tan subjetivo… habría que ver cada caso en particular para tomar las decisiones correctas. Un buen punto de partida puede ser Seidor, de quienes he hablado en varias partes de este contenido, y que ofrecen un asesoramiento muy interesante para soluciones integrales.

Conclusión

En este artículo has aprendido las diferencias entre lo que es un CRM, un HRM y un ERP, y hemos visto cómo estas herramientas de gestión pueden venir en forma de programas separados o como módulos dentro de un SAP de gestión de proyectos. Hemos hablado también se soluciones como la de Seidor y de si vale la pena o no una herramienta con todo integrado o es preferible usar programas separados.

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