Cómo trabaja una empresa del siglo XXI en la nube con DropBox

Cómo trabaja una empresa del siglo XXI en la nube con DropBox

Hoy quiero hablarte de una herramienta muy útil tanto a nivel personal como profesional: el trabajo en la nube. Y en particular hablaremos de una de las herramientas que nos permiten hacerlo.

Este artículo voy a orientarlo desde el punto de vista de una empresa, pero es perfectamente aplicable para las necesidades de una persona particular. En mi caso yo lo uso en ambos contextos.

¿Qué es trabajar en la nube?

Trabajar en la nube es el futuro
Trabajar en la nube es el futuro de la gestión de archivos en las empresas ¿Te apuntas a volar?

Probablemente sabes que hace 20 años en una oficina tenían una impresora para cada ordenador, o, en su defecto, un único ordenador desde el cual se podía imprimir. Afortunadamente llegaron las impresoras de red y esto cambió para siempre, reduciendo enormemente los costes, como podrás imaginar.

Algo similar ha pasado en la gestión de archivos. El pasarse archivos de un ordenador a otro a través de un pendrive (por no hablar del diskette o floppy disk) es cosa del pasado. Las carpetas de red revolucionaron enormemente este concepto pero…

¿Qué pasa en el siglo XXI, donde las personas ya no trabajan necesariamente toda la jornada laboral en la oficina?

Hoy en día el concepto de “ir a trabajar a la oficina” no está tan claro, muchos trabajos implican moverse a donde esta el cliente, vivimos en un mundo en constante movimiento, con oficinas virtuales (o incluso negocios que no necesitan de una oficina física abierta al público), personas que trabajan a distancia… y un sinfin de cosas más que, en general, son buenas. ¿No sería maravilloso no depender de la carpeta que tienes en el ordenador de casa, o el de la oficina, pero nunca contigo? ¿No te parece terriblemente frustrante perder el pendrive con esos documentos tan importantes que necesitabas? Pues el trabajo en la nube resuelve todo esto y te da incluso más posibilidades.

Con la nube, ya sea una nube privada corporativa (bastante cara de montar y mantener, generalmente) o una empresa que te preste servicios de nube, tienes esas carpetas y esos documentos allá a donde vayas. Sólo tienes que acceder a la nube a través de tu usuario y contraseña. Acceder a documentos en cualquier sitio, imprimirlos en cualquier sitio, enviarlos desde cualquier sitio… Esto es el futuro ¿Verdad? Pero el futuro, desde hace años, ya esta aquí. Ya entiendes lo que es trabajar en la nube.

 

¿Por qué Dropbox?

Vamos a ver, existen un montón de empresas que ofrecen servicios en la nube (Google, Apple, Mega…) . Dropbox es una de ellas. A mi personalmente me gusta, especialmente en el ámbito profesional, por determinadas razones, pero igual lo que se adapta a tus necesidades es otro tipo de servicio.

Como este artículo esta basado en mi experiencia hoy nos vamos a centrar en esta nube en concreto. Te voy a dejar un breve vídeo explicativo y ahora te voy a dar mis razones particulares para preferir DropBox.

¿Por qué me gusta Dropbox?

  • ES GRATIS. Y sabes que las cosas gratis suelen gustar más, si es verdad que hay una versión de pago, pero se puede usar de forma totalmente gratuita sin problema. Yo mismo uso la versión gratuita hace años, y lo implanté en varios sitios, como la ONG que estuve dirigiendo durante más de 5 años, entre otros sitios.
  • Multiplataforma. Yo tengo Dropbox en varios de mis ordenadores, pero es que también lo tengo en el móvil y no tengo ni siquiera que tenerlo instalado (aunque para mi es más cómodo) para usarlo porque también tiene una versión web. Imagina las posibilidades, en la línea de lo que comenta el vídeo sobre el viaje a África.
  • Fácil de usar y compartir información. Sabes por las cosas que escribo a veces que yo tengo un perfil tecnológico bastante alto, pero una de las cosas para las que uso DropBox es para compartir archivos con personas que no tienen por qué tenerlo. Aparte de DropBox he usado otras herramientas, como Google Drive, pero es un poco más… “engorroso” para algunas personas, de ahí el recomendarte DropBox.

    Una de las cosas por las que DropBox me da buenos resultados es que puedo hacer carpetas compartidas con prácticamente cualquier persona, ya sean alumnos/as de alguna formación que imparta o, incluso, la gestoría que me lleva la fiscalidad de la empresa, con quien comparto todas las facturas y demás documentos para que me lleve la contabilidad sin necesidad de darle ningún papel físico. Al contrario que otras herramientas, a cualquier persona con nociones básicas de informática la enseñas a usarlo en 5-10 minutos.

  • Privacidad. Esto también es importante, tú controlas en cada momento quién puede ver determinada carpeta e incluso los permisos que tiene sobre ella, básicamente puede ser una carpeta en la que “sólo puede mirar” (pero no borrar archivos, por ejemplo) o una carpeta en la que esa persona puede añadir y quitar cosas. Esto te da mucha más flexibilidad y seguridad.
  • Seguridad. Hablando de seguridad ¿No te ha pasado que metes tu pendrive en un ordenador público (como un ciber, un colegio, una oficina…) y se te llena de toda clase de virus? Pues todo lo que se compartes en DropBox esta “limpio”, ya que la plataforma tiene sus propios antivirus, lo cual es otra ventaja que el Pendrive no te da.
  • Afiliación. DropBox te premia por tener amigos/as. Concretamente te dan más espacio por invitar a personas. Eso es muy práctico porque una de las razones por las que uno puede querer usar DropBox es para compartir archivos con otras personas (por ejemplo, en una empresa que tiene una carpeta para los empleados/as de determinado departamento).

¿Cómo empezar a usar dropbox?

Puedes registrarte gratuitamente en este enlace. Es así de fácil. Una vez te registras tienes la opción de descargarte la aplicación para cualquier plataforma (Windows, GNU/Linux, iOS, Android…) pero puedes trabajar desde la plataforma web sin problema también.

En otro artículo podemos ver como hacer determinadas cosas como crear una carpeta, compartirla, añadirle archivos… pero realmente es tan intuitivo que no creo que haga falta, ya que la interfaz es muy visual y las competencias informáticas que hay que tener las posee cualquier persona que sabe moverse a nivel usuario en un ordenador (uso de carpetas, documentos… etc) y usar el correo electrónico.


Por supuesto, si necesitas ayuda para implantar esta u otra nube puedo asesorarte y echarte una mano, sabes que mi correo electrónico es [email protected] y mi teléfono el 665 149 049 (Recuerda que tengo WhatsApp) consúltame sin compromiso. También puedo ayudarte en muchas más cosas, como ya sabes.

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Oliver de la Rosa

Oliver de la Rosa

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